普段、ホテルの予約を行う際には、想定される到着時刻を事前にホテルへ伝えることが一般的です。
しかしながら、予期せぬ仕事の増加や交通渋滞等により、ホテル到着が予定より遅れる場合があります。
その際、「いつまでにチェックインを完了すべきか」や「どのタイミングで遅れを連絡すべきか」などの問題が生じることがあります。
以下では、チェックインが遅れる場合の対応策とマナーについてご説明します。
チェックインが遅れる場合の適切なホテルへの対応策
ホテル予約時、通常はインターネットや電話でチェックインの予定時間を伝えることが求められます。
しかし、予想外の事態が発生し予定通りにチェックインできない場合があります。
その際、どのように対応するべきかというと、ほとんどのホテルでは午後3時からチェックイン可能で、深夜まで対応していることが多いですが、ホテルによって対応可能な時間が異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
若干の遅延であれば問題はない場合が多いですが、大幅な遅延の場合はキャンセル扱いになることがありますので、チェックイン時間に関するルールは予約時にしっかりと確認しておくべきです。
また、門限が設けられているホテルの場合、指定された時間を超えると入館できなくなる可能性があるため、事前に確認する必要があります。
遅れを伝えるべき適切なタイミング
チェックインが遅れそうな場合、どのようにしてホテルに連絡すべきでしょうか？
ホテルのポリシーにより異なりますが、基本的には遅れが判明した時点で迅速に連絡を入れるのが最善です。
例えば、会議が長引いたり、運転中で連絡が困難な場合でも、連絡が可能になった際にはすぐにホテルに情報を提供することが大切です。
事前に食事や温泉など、時間制限のあるサービスを予約している場合には、特に早めの連絡が求められます。
また、30分以内の遅延ならば、24時間対応のホテルや事前に支払いが完了している場合は連絡が不要なこともあります。
しかし、1時間以上の遅れや食事を含むプランの場合、予定のチェックイン時間に食事の準備があるため、少しの遅れでも影響を及ぼす可能性があります。
遅れが予測される場合は、早めにホテル側に知らせることで、スタッフの対応調整がスムーズに行え、双方の不安を解消できます。
遅延したチェックインへの対処法
多くのホテルには、予約を保持するための最終チェックイン時間が設けられています。
一部の都市圏のホテルでは、23時や24時を最後のチェックイン時刻としていることがあります。
すべてのホテルが24時間対応しているわけではないという誤解が広がっている中、到着が遅くなることが予見された場合、どのようにホテルに対応すべきかを事前に問い合わせることが肝心です。
遅れたチェックインのリスクと対策
チェックインの遅延が確定している場合、ホテルへの未連絡は何を引き起こすか？
潜在的な問題を理解していれば、ホテルに連絡を入れる適切なタイミングを見極めることができます。
ホテルからの確認連絡の可能性
チェックイン予定時間に間に合わない場合、ホテルからの確認連絡が来ることがあります。
この連絡は、宿泊予定者が予約の存在を忘れていたり、日付を誤っていたりした場合に、予約が無効となるのを防ぐために行われます。
ホテル側は、ゲストが滞在を予定しているかどうかを確認することで、無断でのキャンセルによる経済的損失を防ぎます。
遅延が予想される際は、ホテルに宿泊意向を伝えることが推奨されます。
予定を過ぎた場合のキャンセルの危険
指定のチェックイン時間を過ぎると、ホテルとの連絡が取れない場合に予約がキャンセルされることがあります。
一部のホテルでは、定められた時間を過ぎたら自動的に予約をキャンセルするポリシーを設けています。
そのため、予約時にはチェックイン時間の規定を確認しておく必要があります。
特に夕食が含まれるプランの場合は、食事準備に合わせた時間管理が求められます。
大幅に遅れた場合、夕食の提供ができない事態も起こりえます。予定に遅れが生じそうな場合は、時間管理をしっかり行いましょう。
フロントが閉まるリスクと対策
遅い時間にホテルに到着すると、フロントが閉まっていてチェックインできない場合があります。
特に夜間はスタッフが限られており、他の業務や巡回でフロントが無人になることが頻繁にあります。
また、セキュリティの観点から、ある時間以降はホテルの入口が施錠され、ロビーへのアクセスも制限されることがあります。
大幅に遅れて到着することが予測される場合は、事前にホテルと連絡を取ることが重要です。
遅れて到着する際の適切な連絡手順
ホテルへ遅く到着する可能性がある場合、事前の通知が非常に重要です。
連絡をする際は、予約者名、元のチェックイン予定時刻、予想される遅延時間を明確に伝える必要があります。
具体的な到着予定時間が決まっていれば、その情報を伝えることによってホテルは宿泊意向を把握し、部屋を保留にすることが可能になります。
さらに遅れが予想される場合は、都度ホテルへ情報を更新して通知することが推奨されます。
これを行うことで、たとえ夜遅くの到着でも、チェックインプロセスをスムーズに進めることが可能です。
予定より早くホテルに到着したときの対応
予定よりも早くホテルに到着することがあるかもしれません。
公式チェックイン時間より前に到着した場合、前のゲストがまだ部屋を空けていないか、清掃が完了していない可能性があります。
ホテルでは、チェックアウト後の部屋だけでなく、ロビーや他の公共エリアの清掃も行われています。
非常に早く到着した場合は、フロントでアーリーチェックインの可能性を確認し、必要に応じて荷物を預けて周辺を散策すると良いでしょう。
また、アーリーチェックインが有料のサービスとして提供されているホテルもありますので、追加料金が発生するか事前に確認することが有効です。
チェックインタイミングと事前連絡の重要性
チェックインの遅延が30分以内の場合、通常は特に連絡をする必要はありません。
しかし、1時間以上の遅延が予想される場合や夕食が含まれるプランを利用している場合は、ホテルに事前に通知することが求められます。
連絡をせずに遅れて到着すると、予約がキャンセルされるリスクがありますので、事前の通知は非常に重要です。
もし予定より早く到着することがあれば、公式のチェックイン時間内であれば通常は問題ありませんが、部屋の準備状況を確認しておくことが推奨されます。
多くのホテルは午後3時からチェックインが始まりますが、閉館時間や最終チェックイン時間には制限があるため、それを超えると入館できないこともあります。
24時間運営のホテルや特定の制限がある施設でも、変更がある場合は早めに連絡をすることで柔軟な対応を期待できます。
